Veetra Utami: AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

a. Pengertian

Salah satu fungsi manjemen adalah pengawasan, “Controlling” yang bertujuan untuk menjaga serta mengamankan harta milik perusahaan dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan ataupun eksteren perusahaan tersebut. Adapun berbagai pendekatan yang dapat dilakukan untuk pelaksanaan fungsi tersebut salah satunya adalah dengan audit. Audit bermakna kegiatan pemeriksaaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang/kelompok lembaga yang independent yang bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga atau perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan criteria yang ditentukan.

Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, antaranya terdiri atas :

1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective.

2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.

3. Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya :

1. ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak

2. ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan.

3. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep. SDM

4. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm

5. ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan sistem sdm perusahaan.

Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang ditentukan dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus mengandung :

1. independensi/kebebasan

2. kemahiran jabatan

3. Ruang linglup yang mecakup : pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan efektifitas sistem pengndalian intern perusahaan dan kualitas manjemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

4. Pelaksanaanya mancakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil audit dan proses tindak lanjut.

5. Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak.

b. Manfaat dan tujuan Feed back dari suatu pelaksanaan audit adalah :

1. Mengidentifikasi kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan

2. meningkatkan citra professional dep. SDM

3. mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan dep. SDM

4. memperjelas tugas dan tanggung jawab dep. SDM.

5. menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM

6. menemukan masalah SDM yang kritis

7. menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku

8. mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif

9. meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan dalam dep. SDM

10. memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi dep.SDM

sedangkan tujuannya adalah :

1. menilai efektifitas SSM

2. mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki

3. mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam

4. menunjukkan kemungkinan perbaikan serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.

Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan berbagai sumber data yang ada diantaranya :

1. pemeriksaan fisik perusahaan

2. konfirmasi

3. dokumentasi

4. observasi

5. pertanyaan pada klien

dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan akan membuat suatu audit dapat menjawab prospek dan tantangannya di masa depan,antaranya :

1. globalisasi

2. hak-hak pekerja

3. performance pekerja

4. hambatan – hambatan SDM.

c. insrumen audit SDM

Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang dapat digunakan, diantaranya :

1. wawancara

2. kuisioner

3. informasi eksternal

4. analisis catatan

5. eksperimen-eksperimen riset

6. audit-audit internasional

1. e. laporan audit

laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas :

- Judul

- Daftar Isi

- Ringkasan dan kesimpulan

- Masalah-masalah pokok

- Kesimpulan dan saran

- Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan )

- Sumber data

- Lampiran yang dianggap penting.

KASUS LAPORAN AUDIT BENTUK NARASI

Latar Belakang

Pada 11 September 2001 yang lalu, Bali dikejutkan dengan adanya perbuatan anarki segelintir orang yang mencoba mengacaukan Bali sebagai urat nadi wisata Indonesia dengna Bom Bali-nya (Bali Blast).

Dari hal tersebut sejumlah perusahaan yang bergerak langsung maupun tidak langsung dalam industri pariwisata seperti : hotel, restaurant, tour and Travel, Distributor makanan dan minuman, tidak terkecuali usaha kebandarudaraan yang dikelola oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai tuban, menjadi menurun tingkat aktivitasnya.

Peristiwa ini juga berimbas besar dalam operasional PT Jasa Angkasa Semesta (JAS) yang merupakan perusahaan Ground Handling yang telah dipercayai dan ditugasi oleh PT (Persero) Angkasa Pura I Bandar Udara Ngurah Rai dalam hal pelayanan darat pesawat yang berkaitan dengan penumpang dan bagasi.

Imbas “Bali Blast” tersebut berdampak pada kinerja divisi Sumber Daya Manusia dalam mengelola karyawannya, telah tercatat sejak tahun 2001 sampai pertengahan tahun 2004 ini jumlah karyawan PT JAS sebanyak + 300 orang, dengan semakin menurunnya pemasukan yang diterima perusahaan, maka hal ini berdampak sangat serius bagi perkembangan dan kinerja karyawan sebagai faktor operasional perusahaan, permasalahan mulai muncul setahap demi setahap mulai dari perampingan tenaga kerja, penciutan waktu kerja, dan pengurangan upah / gaji yang telah diterima karyawan selama ini, berbagai cara dilakukan oleh Manajemen SDM dalam menyikapi hal tersebut akan tetapi selalu saja tidak mendapatkan solusi dan tindak lanjut akan keputusan yang didapat, untuk itu Manajemen SDM perlu kiranya membentuk sebuah tim Audit yang terdiri dari Manajemen SDM dan konsultan Audit yang berasal dari ekstern perusahaan.

Analisa Kasus

Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit melakukan langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang terbaik yang akan dilakukan manajamen SDM; dengan langkah-langkah sebagai berikut :

· Pengamatan Kegiatan

· Penjelasan Kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal

· Peragaan kegiatan, dalam bentuk presentasi kepada Karyawan dan Manajemen SDM pada khususnya

· Telaah Dokumen yang terkait dengan karyawan

· Pemeriksaan karyawan secara teliti

· Pembuktian

· Wawancara

· Survei

· Simpulan, yang akan dipakai untuk mengambil keputusan baik buruknya bagi Manajemen SDM PT JAS

Gambar 1.1

Proses Audit Manajemen Sumber Daya Manusia PT JASA ANGKASA SEMESTA :

Keterangan :

Pendekatan Komperatif

Tim audit sumber daya manusia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang berkinerja buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk membandingkan hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang yang membutuhkan pembenaran

Pendekatan otoritas pihak luar

Tim audit sumber daya manusia bergantung pada keahlian-keahlian konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat membantu mendiagnosis penyebab masalah-masalah yang timbul

Pendekatan Statistikal

Dari catatan-catatan yang ada, tim audit sumber daya manusia menghasilkan standar-standar statistical terhadapnya aktivitas-aktivitas dan program-program sumber daya manusia dievaluasi. Dengan standar matematis ini, tim audit dapat menemukan kesalahan-kesalahan pada saat kesalahan-kesalahan tersebut masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per tahun, metode kuantitatif seperti :

· Regresi : memanfaatkan hubungan antara dua atau lebih variabel kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari variabel lainnya

· Korelasi : mengukur tingkat asosiasi yang ada antara dua atau lebih variabel

· Diskriminan : mengidentifikasi faktor-faktor yang membedakan antara dua atau lebih kelompok dalam suatu populasi

Pendekatan Kepatuhan

Dengan mengambil sample elemen-elemen system informasi sumber daya manusia, tim audit mencari penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan, serta prosedur-prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya pencarian fakta, tim audit dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan berbagai kebijakan dan peraturan perusahaan

Pendekatan manajemen berdasarkan tujuan

Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan. Bidang-bidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan dilaporkan.

Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-alat/instrumen-instrumen audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap Auditee, maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan Manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya.

Rekomendasi

Dari analisa kasus yang dilakukan tim Audit dan Manajemen SDM, maka dapat direkomendasikan bahwa, dalam mengatasi dan meminimalisir keadaan yang terjadi pada tubuh SDM PT JAS, maka perlu diambil tindakan – tindakan, sbb :

· SDM yang ada diefisienkan kinerjanya, dengan sistem penjadwalan jam kerja, dimana 1 minggu yang biasanya karyawan bekerja 6 hari kerja, maka dengan adanya kasus Bali Blast ini maka karyawan hanya bekerja 3 hari dalam satu minggu dengan memakai shift bergiliran, dengan demikian gaji / upah yang diberikan tidak lagi 30 hari akan tetapi mejadi 12 x upah 1 hari kerja.

· Merumahkan sementara SDM yang tidak vital dalam kinerja operasional PT JAS, disinyalir bahwa dari dari 300 orang karyawan, bagian operasional berjumlah 275 karyawan yang bekerja secara shift sebelumnya, yang terdiri dari 100 karyawan service area, 100 karyawan Security, dan 75 Operation darat.

· Apabila kedua hal tidak dapat dilakukan, maka kegiatan mem-PHK karyawan yang tidak memenuhi peraturan dan prasyarat perusahaan, dengan menilik / melihat faktor-faktor yang ada, baik dari segi :

ü Lamanya masa dinas karyawan

ü Tingkat produktivitas karyawan

ü Data Latar belakang dan biografis

ü Riwayat kerja dengan perusahaan

ü Tujuan dan aspirasi pribadi

ü Skor tes

· Diberlakukan karyawan “ Out Sourcing,” dimana karyawan ini direkrut dan dididik oleh biro jasa pekerja pada sebuah perusahaan yang dipekerjakan di PT JAS sebagai tenaga kontrakan, dengan perhitungan gaji yang lebih rendah dari gaji karyawan tetap perusahaan.

Kesimpulan Pada PT Jasa Angkasa Semesta yang bergerak dalam bidang pelayanan darat kebandarudaraan untuk melayani penumpang dan bagasi, dalam kinerjanya terhadap Sumber Daya Manusia Audit berperanan penting dalam mengevaluasi aktivitas sumber daya manusia yang digunakan di dalam sebuah organisasi. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh organisasi PT Jasa Angkasa Semesta, audit juga memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer operasi dan spesialis sumber daya manusia.

Beberapa pendekatan riset digunakan untuk mengevaluasi aktivitas sumber daya manusia, pendekatan riset tersebut meliputi : Pendekatan komperatif, pendekatan otoritas pihak luar, pendekatan statistikal, pendekatan kepatuhan, dan pendekatan manajemen berdasarkan tujuan.

Agar informasi yang dihasilkan berguna, maka informasi tersebut disusun ke dalam satu laporan audit. Laporan audit adalah gambaran komprehensif dari aktivitas sumber daya manusia, yang meliputi rekomendasi untuk praktik yang efektif dan rekomendasi untuk memperbaiki praktik yang tidak efektif.

Laporan audit sumber daya manusia dapat disusun untuk manajer operasi, spesialis sumber daya manusia, dan manajer sumber daya manusia.

Sedangkan fungsi daripada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT Jasa Angkasa Semeste merupakan alat untuk menyampaikan informasi dan dokumentasi fakta-fakta yang telah dilakukan oleh tim Audit dan Manajemen Sumber Daya Manusia yang nantinya akan dipergunakan sebagai alat pemutusan masalah.

Kesimpulan: Audit Sumber Daya Manusia (SDM) adalah suatu metode untuk menilai aspek profesionalisme dan fungsi sdm yang dapat membantu manajer dalam mengidentifikasi penyimpangan yang terjadi. Audit dapat dilakukan oleh personil internal atau eksternal. Auditor internal lebih mengetahui mengenai aorganisasi dan berada dalam suatu posisi yang lebih baik untuk menentukan aspek yang memerlukan penilaian.Sedangkan auditor eksternal lebih objektif dan mempunyai keterlibatan diri yang lebih kecil.

Pendekatan-pendekatan dalam Audit Sumber Daya Manusia adalah, sbb: